Du kennst es bestimmt aus der täglichen Arbeit: Permanent schreibt man bestimmte Floskeln und Wortkombinationen immer und immer wieder. Man beantwortet zig-Mal die gleichen Anfragen, verweist auf eine bestimmte URL oder tippt einen speziellen Programmcode ein.

Für solche Fälle bieten sich Textmanager an, die eine Verwaltung wiederkehrender Texte sowie deren Ausgabe anhand von Shortcuts oder Kürzeln ermöglichen. Dadurch lässt sich die eigene Produktivität immens erhöhen.

Anstelle eines „Sehr geehrte Damen und Herren“ tippt man zum Beispiel nur ein kurzes „.sgd“ und schon schreibt das Tool einem den kompletten Text. Ansätze dieser Methode finden sich zwar schon in vielen Betriebssystemen oder in manchen Anwendungen wie z.B. Word wieder, reichen aber lange nicht an die Mächtigkeit solcher Tools heran. Wenn man sich erst einmal mit dem Thema beschäftigt, fallen einem viele Situationen ein, in denen man durch so eine Automatisierung produktiver sein könnte. Ich habe hier mal ein paar Möglichkeiten aufgeführt, die Eure Kreativität anregen sollen:

Anreden und Grußformeln

Der Klassiker schlechthin sind natürlich die verschiedenen Anreden, die man z.B. in E-Mails verwendet. Aber auch Grussformeln bieten sich an. Gerade temporäre Grussworte zu Weihnachten oder Ostern lassen sich damit schnell einfügen und spiegeln doch eine persönliche Note für den Empfänger wieder.

Wiederkehrende Texte und temporäre Anfragen

Darüber hinaus gibt es aber noch weitere Texte, die  immer wieder getippt werden müssen. Seien es Terminbestätigungen, Begleittext zu bestimmten Dokumenten (Projektstatus, Angebot, Pressemitteilung, etc.) oder aber auch temporäre Anfragen, wie z.B. Preisanfragen an andere Unternehmen. Auch dafür bietet sich ein Kürzel an.

Persönliche Daten

Die eigenen Kontaktdaten in unterschiedlichen Ausprägungen, ausführlich oder knapp, privat oder dienstlich werden häufig und nicht nur in E-Mails verwendet. Dazu kommen noch einzelne Kürzel für z.B.: die Bankverbindung, die Mobilfunknummer oder die E-Mail-Adresse.

Datum und Uhrzeit

Du wirst es vielleicht nicht glauben, aber auch das aktuelle Datum bzw. die aktuelle Uhrzeit ist ein potentieller Kürzel-Kandidat. Der Vorteil dabei ist noch, dass man immer das richtige Datum benutzt und man es auch mit anderen Texten, z.B. den Initialen kombinieren kann. Dies ist sehr hilfreich zum Beispiel als Überschrift eines Notizeintrages.

Sonderzeichen

Sonderzeichen, die schwer über die Tastatur zu erreichen sind, wie  ©, ✔︎ oder → lassen sich über ein Kürzel wesentlich schneller darstellen. Word zum Beispiel hat ebenfalls die Möglichkeit, aber mit einem Textmanager kannst Du diese Möglichkeit überall nutzen.

Häufige Vertipper

Jeder hat so bestimmte Wörter, bei denen er sich gerne vertippt oder Buchstabendreher drin hat. Daher einfach den Dreher als Kürzel angeben und schon ist das Problem gelöst.

Code Snippets

Für Programmierer ist es natürlich interessant in einem Textmanager auch häufig benutzte Code Schnipsel zu verwalten. Zwar bieten Entwicklungsumgebungen Funktionen wie Autocomplete und Ähnliches, aber mit einem expliziten Textmanager hat man seine Code-Bausteine unabhängig von Umgebung und Computersystem.

Formulare ausfüllen

Durch einen Textmanager lassen sich ideal Registrierungs- oder Kommentarformulare automatisiert ausfüllen. Einfach die notwendigen Eingaben inklusive Tabstopps und Returns speichern.

Meine Software-Empfehlungen

Die Auswahl an Textmanagern auf den verschiedenen Plattformen ist mittlerweile sehr üppig. Welches Tool man am Ende wählt, hängt am Ende davon ab auf welchen Betriebssystemen man sich bewegt, von den finanziellen Vorstellungen und teils natürlich vom eigenen Geschmack. Folgende Funktionskriterien sehe ich bei der Entscheidungsfindung als relevant an:

• Verfügbarkeit für die verschiedenen Plattformen
  Für welche Betriebssysteme und Geräte benötige ich einen Textmanager? Manche Tools gibt es nur exklusiv für eine Plattform, manche unterstützen keine mobilen Geräte.
• Synchronisierung auf mehrere Geräte
  Lässt sich die Textbaustein-Datenbasis über verschiedene Geräte, bestenfalls noch betriebssystemübergreifend synchronisieren.
• Vorschläge für neue Snippets durch Programm
  Unterstützt mich das Tool beim Finden potentieller Kandidaten zur Automatisierung?
• Kollaboratives Teilen von Textbausteinen
  Gerade in Unternehmen ein wichtiges Feature, um eine einheitliche Unternehmenskommunikation zu ermöglichen.

Empfehlung Nr 1: TextExpander

Einer der Urväter im Bereich Textmanager ist TextExpander, dessen Ursprung auf dem Mac liegt, aber mittlerweile auf allen gängigen Systemen angeboten wird. Eines der leistungsfähigsten und durchdachtesten Tools auf diesem Gebiet. Leider ist man im Laufe der Zeit auf ein Abo-Modell gewechselt und muss nun monatlich dafür bezahlen. Wer sich davon nicht abschrecken lässt, der erhält ein hervorragendes Tool für Textautomatisierung.

Direkt zur Homepage von TextExpander

Empfehlung Nr 2: PhraseExpress

Nicht weniger mächtig präsentiert sich PhraseExpress, das im Gegensatz zu TextExpander mittels einmaliger Zahlung erworben werden kann. Mit Erwerb eines optionalen Wartungsvertrags erhält man auch alle zukünftigen Updates. Darüber hinaus verfügt PhraseExpress über einen kostenlosen Freeware-Modus für Privatanwender.

Direkt zur Homepage von PhraseExpress

Zum Abschluss

Beide Empfehlungen bieten eine kostenlose Testphase an. Probiert also einfach beide Tools aus und entscheidet dann anhand Euer gemachten Erfahrungen. Lasst mich gerne wissen wofür Ihr Euch entschieden habt und für welche weiteren Einsatzgebiete Ihr das Tool Eurer Wahl einsetzt.